Privacy Verklaring

De Hengelose IJsclub hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Hengelose IJsclub houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als HIJC zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden worden door HIJC verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie en/of uitnodigingen;
  • Doorgeven van lidgegevens aan de ijsbaan ten behoeve van de administratie van baankaarten;
  • Doorgeven van lidgegevens aan de KNSB ten behoeve van de wedstrijdkaarten;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de Hengelose IJsclub de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam, tussenvoegsel, achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geslacht.
  • Geboortedatum

Uw persoonsgegevens worden door HIJC opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van uw lidmaatschap. 

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij verstrekken gegevens aan de volgende externe partijen:

  • De Baancommissie Twente voor het huren van ijs
  • De KNSB, omdat zij het overkoepelende orgaan voor de schaatsverenigingen is en in verband met een verzekering voor de schaatsers. 
  • Conscribo, de online leverancier van software voor onze (financiële) administratie;
  • BitWise, voor het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Als u uw lidmaatschap opzegt bewaart de Hengelose IJsclub persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Uw gegevens worden binnen 1 maand na opzegging van uw lidmaatschap verwijderd uit het actieve ledenbestand. Gegevens van de financiële administratie (facturen) moeten 7 jaar bewaard blijven.

De Hengelose IJsclub heeft een archief met namen en adressen van oud-leden. Deze gegevens worden veilig bewaard en zijn alleen toegankelijk voor leden van het bestuur. Ze worden uitsluitend bewaard voor archiefdoeleinden en om u mogelijk in de toekomst uit te nodigen voor een reünie of andere activiteit. De gegevens worden nooit ter beschikking gesteld van andere partijen om bijvoorbeeld reclame te maken.

Als u na 1 mei 2018 uw lidmaatschap opzegt kunt u aangeven of wij uw gegevens mogen bewaren in het oud-leden archief. Als u voor 1 mei 2018 uw lidmaatschap hebt opgezegd bewaren wij uw gegevens standaard in ons oud-leden archief. Mocht u uw gegevens verwijderd willen hebben uit het oud-leden archief kunt u dit aangeven door een email te sturen naar het secretariaat van de HIJC (zie het email adres elders op deze pagina) 

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens HIJC van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • De ledenadministratie gebeurt uitsluitend online in het pakket Conscribo. Welke veiligheidsmaatregelen dit bedrijf neemt is te lezen op: https://www.conscribo.nl/security/
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.